digital5S - Fases 1S y 2S

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Para acometer las dos primeras fases, separar innecesarios y situar necesarios, recomendamos utilizar esta hoja de cálculo:

Tarea1 1S-2S.xls

Contiene varias pestañas:

Listado nec: listado principal de carpetas/subcarpetas y análisis de las mismas
Criterios nec: criterios acordados para organizar contenidos que lo requieran sea cual sea la razón
Criterios codif-identif: criterios acordados para identificar contenidos para los que se considera adecuado usar algún de tipo de codificación
Innecesarios: listado de elementos innecesarios (que se van a eliminar) y contramedidas para que no vuelvan a aparecer

Consejos para poner en marcha:

Antes de empezar el proyecto de 5S digital y, por supuesto, antes de borrar nada ¡¡¡copia/s de seguridad!!!
Puede convenir que uséis alguna herramienta para listar todos los ficheros y carpetas que tenéis. Si es así, hablad con la gente de TICs antes de instalar nada.
Haced un planning con dedicaciones previstas: cuándo vais a dedicar horas y cuántas horas vais a dedicar a esto.
Una vez acordado el árbol de contenidos (validado con el equipo y con las personas afectadas), ¡manos a la obra! Podéis empezar a reubicar ficheros. Al igual que para listar todo el contenido de las carpetas, también existen herramientas para renombrar masivamente ficheros. Como siempre, antes de instalar nada, consultad con vuestro proveedor de confianza o con vuestro departamento de TICs.
A la hora de acordar criterios de identificación de documentos y carpetas, mejor no utilicéis caracteres como puntos, comas, paréntesis, tildes y otros signos de puntuación. Mejor utilizar: barras intermedias - , barras bajas _ (o espacios en blanco). Esta recomendación es para evitar riesgos innecesarios en copias de seguridad.
No compliquéis en exceso el árbol de contenidos: cuantos menos niveles mejor.
Poned un límite al número de caracteres para identificar carpetas y ficheros e intentad que sean lo más descriptivos que sea posible.
Evitad el uso de nombres muy genéricos para identificar carpetas y ficheros (gestión, recursos, planificación...) porque pueden dar pie a dejar allí materiales muy diversos. Quizá convenga también evitar nombres de personas para ficheros y carpetas: Ana, Iker, Arantza...
Atención a los nombres de imágenes generados de forma automática por los dispositivos utilizados. Atención también al espacio que ocupan esas imágenes (o vídeos). Puede convenir acordar un tamaño estándar de imagen.
Hay que delimitar responsabilidades: las carpetas deben tener asignadas personas responsables. En el primer o segundo nivel quizá convenga prohibir modificaciones en cuanto a crear nuevas carpetas: debería quedar bajo la responsabilidad de una o varias personas y realizarse solo cuando sea consensuado.
Lo que vayáis acordando (criterios, formas de identificar o cualquier aspecto relevante) conviene que lo explicitemos en un documento que podríamos ubicar en el primer nivel de carpetas y que denominaríamos Guía5S. Aunque más adelante se explicará, aquí tenéis unas orientaciones sobre cómo irlo redactando.